Oito regras da administração do tempo

Quadro de relógios

Para não se perder no fluxo de tarefas, você precisa classificá-las de alguma forma (tanto na sua cabeça quanto no papel) e encontrar tempo para concluí-las. Oito regras de gerenciamento de tempo ajudarão nisso.

Alexander Veterkov, diretor geral adjunto do serviço de busca de emprego e funcionários do “Work.ru” , conta como gastar cada minuto com lucro e sem excesso de trabalho.

Problemas com eficácia pessoal e uma aguda falta de tempo são questões atuais para um grande número de pessoas que vivem no ritmo acelerado da vida moderna. 

Muitas vezes, parece que em dias apenas algumas horas extras não são suficientes para chegar a tempo. 

Especialmente para essas pessoas, um sistema de gerenciamento de tempo foi desenvolvido – planejamento racional de tempo e recursos. Mas aqui também surge uma pedra de tropeço: leva tempo para entender o sistema. 

Neste artigo, falarei brevemente sobre algumas das regras mais eficazes, a seguir, que liberarão recursos e permitirão que você faça mais.

A regra de assuntos importantes 

Para começar, organizar as prioridades e começar com o mais importante. Além disso, deve-se ter em mente que o “importante” e o “complexo” nem sempre são os mesmos. 

A chamada matriz Eisenhower, que dividiu suas tarefas em quatro categorias, pode ajudar na organização racional das tarefas: 

  1. urgente, importante; 
  2. importante, não urgente; 
  3. urgente, sem importância; 
  4. sem importância, não urgente. 

O primeiro item deve ser tratado imediatamente e de forma independente, o segundo item pode ser executado de modo confortável, o terceiro delegado e o quarto descarte. 

Para facilitar a distribuição das tarefas, você pode usar o programa Planejador de Tempo, que, em essência, é um calendário com a capacidade de destacar casos mais importantes.

Homem no celular
Homem no celular

Regra das notas escritas

A memória humana não é ilimitada e, para que seu processador interno funcione mais rapidamente, não a sobrecarregue com quantidades desumanas de dados. 

Anote tudo o que você precisa fazer e depois risque o que você fez. Isso ajudará a sistematizar as tarefas e seguir claramente o plano. 

Após um certo período – um dia ou uma semana – analise a execução das tarefas: depois de entender o que você gasta mais tempo, você poderá planejar o próximo período de uma maneira mais eficaz para si mesmo.

Para otimizar o tempo máximo, você pode usar aplicativos e serviços especiais. Em particular, dentro do Yandex.Disk, existe um serviço do Notes que permite registrar rapidamente pequenas coisas diárias: anote pensamentos e idéias, elabore um plano de tarefas para o dia, escreva uma lista de compras, salve sua imagem ou link favorito da Internet.

Regra de bloco único 

Tente agrupar os casos por tema – dessa forma, você economizará na preparação da tarefa. Por exemplo, não é aconselhável responder a cada carta individualmente; dedique algum tempo para ver o correio e enviar várias cartas ao mesmo tempo. 

O principal é não se distrair de um bloco homogêneo de assuntos. O cérebro tem a capacidade de sair rapidamente do modo de concentração máxima e precisa de tempo para voltar ao trabalho. 

O programa Wunderlist ajudará você a distribuir casos de acordo com o tópico, que permite dividir tarefas em diferentes blocos: trabalho, lazer, viagens e outros. Foto: Unsplash

Entre diferentes blocos de casos, você pode levar alguns minutos para analisar a correspondência. Assim, você não se distrairá de suas tarefas e poderá executá-las com a maior eficiência.

Regra +1

Depois de concluir uma tarefa importante, pense nisso – talvez haja uma pequena subtarefa associada a ela, que pode ser feita ao mesmo tempo. 

Por exemplo, se você digitou o e-mail e enviou as cartas necessárias, pode limpar a pasta de spam. Se você está procurando algum tipo de objeto – limpe a mesa. Portanto, você não se distrairá com pequenas coisas no futuro e economizará muito tempo. 

Regra de instalação clara

Minimize coisas inúteis e esforços desnecessários, defina metas claras, mesmo em pequenas coisas. Você não deve se sentar em um computador simplesmente porque não tem nada a fazer: perderá várias horas no redemoinho de informações, que pode ser gasto em aulas mais construtivas ou em lazer. 

Ligue o computador, definindo uma tarefa específica e indicando o tempo para concluí-la. Quando terminar, comece outra coisa. 

E, para não perder tempo e também navegar inútil em dispositivos móveis, é conveniente usar a função Screen Time da Apple, que permite bloquear alguns aplicativos depois de um certo tempo. 

Por exemplo, defina o limite para o uso de redes sociais entre 15 e 20 minutos por dia: a função incluída não permitirá que você gaste mais tempo nelas.

Moça trabalhando fora do escritório
Moça trabalhando fora do escritório

Regra de finalização lógica

Não importa o quão estranho possa parecer, o perfeccionismo às vezes interfere no planejamento eficaz do tempo. 

Você pode trabalhar sem parar em qualquer projeto, apresentação, artigo, tentando encontrar um design mais atraente ou um título brilhante. 

No entanto, qualquer empresa deve ter uma conclusão lógica e um prazo. É impossível estudar todas as informações – é importante extrair o máximo do material disponível e poder parar a tempo.  

Regra de planejamento de expectativa

Passamos muito tempo esperando – trem, avião, engarrafamento, fila para tomar café. Se você não planejar com antecedência o que exatamente fará durante o período de espera, considere esse tempo perdido. 

No entanto, isso pode ser realizado com benefícios: elaborar os materiais necessários, enviar cartas, fazer ligações, delinear idéias, planejar o dia ou apenas ler um bom livro – há muitas opções. E eles também podem ser planejados com antecedência: um calendário simples em um smartphone pode lembrá-lo de uma empresa específica na chegada ao local. Foto: Unsplash

Digamos que você planejou uma visita ao médico na próxima quinta-feira – escolha alguns casos que você pode fazer enquanto espera na fila e use a opção “lembrar-me por localização” ao gravar. Então, quando você for à clínica, receberá uma notificação.

Regra de descanso

O trabalho eficaz é impossível sem descanso. Planeje pausas pelo menos a cada 90 minutos e elas devem ocorrer sem gadgets e sem a Internet. 

Faça uma curta caminhada e distraia-se dos negócios rotineiros. 

Se você ainda não consegue se forçar a fazer uma pausa, tente o sistema Pomodoro. A linha inferior é bem simples: você trabalha 25 minutos, depois descansa por cinco minutos e depois de três ciclos faz uma pausa mais longa – por 20 a 30 minutos. 

A sensação de prazos apertados estimula o trabalho produtivo, e pequenos intervalos não permitem excesso de trabalho. Além disso, você pode entender aproximadamente quanto trabalho realiza em 25 minutos e calcular com mais precisão o tempo ao planejar tarefas.Foto: Unsplash

E outra opção – é adequado para quem sofre de falta de sono com alta carga de trabalho. Não importa o quão selvagem possa parecer, tirar uma soneca durante um dia de trabalho será muito mais produtivo do que trabalhar com a cabeça velha. 

O método é o seguinte: pegue as teclas e feche os olhos. No momento em que adormece, eles caem e acordam você, enquanto você adormece por várias horas, gastando apenas 10 a 15 minutos em um exercício desse tipo.

Imagem da capa: “Persistência da memória”, Salvador Dali 

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