Espaço aberto: como organizar o espaço do escritório

Espaço de trabalho

Atualmente, muitas empresas preferem construir um escritório sem paredes para os funcionários, ou seja, “espaço aberto”. Espaço aberto – à primeira vista, uma maneira simples e conveniente de organizar dias úteis. Mas é mesmo assim?

A equipe nossa descobriu as vantagens e desvantagens dos escritórios de espaço aberto. Hoje discutiremos como otimizar o trabalho e aumentar a produtividade dos funcionários em espaços abertos.

Espaço aberto – o que é isso?

O formato de escritório openspace na década de 1960 foi inventado por Frank Duffy, um estudante da Faculdade de Arquitetura. A nova idéia de organizar um espaço de escritório era do agrado dos americanos. Durante o “boom industrial” nos Estados Unidos, eles decidiram organizar o trabalho dos funcionários, usando a linha de montagem como exemplo: os trabalhadores estavam sentados nas mesas, como em uma escola, e os melhores funcionários que receberam uma promoção foram para seus escritórios. Além disso, o chefe tinha seu próprio espaço pessoal na forma de um escritório com uma visão geral circular e podia controlar completamente o processo de trabalho.

Ambiente de trabalho aberto
Ambiente de trabalho aberto

Atualmente, nos Estados Unidos, mais de 70% dos escritórios trabalham em espaço aberto. Nos países da CEI, esse formato apareceu em meados dos anos 90. Hoje, parece um espaço de trabalho único e eficaz para os funcionários de escritório. 

Profissionais do escritório de espaço aberto

Considere os benefícios de trabalhar no planejamento de espaço aberto para executivos e RH.

1. Facilidade de comunicação entre funcionários . Se um funcionário está sempre entre seus colegas, ele apenas precisa se comunicar com os outros. Isso simplifica os processos de negócios e contribui para uma resolução mais rápida dos problemas do trabalho diário.

2. Rentabilidade. Uma sala grande é mais barata, diferentemente de um escritório com salas separadas.

3. Controle de trabalho . A gerência tem a oportunidade de observar o que os funcionários fazem, quanto tempo gastam em determinadas tarefas, com que frequência eles se comunicam e o que discutem. 

4. Informação e abertura. No espaço aberto, todas as questões são discutidas em voz alta e todo o projeto ou equipe da empresa está envolvido. Assim, os funcionários são informados sobre os objetivos da empresa, o estado das coisas, eles têm a oportunidade de se manifestar e contribuir para o desenvolvimento da empresa.

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5. Falta de fofocas. É muito difícil fofocar ou “lavar os ossos” para o chefe se houver outras pessoas ao seu redor o tempo todo. É por isso que o local de trabalho em espaço aberto cria obstáculos a uma ocupação tão construtiva.

Contras escritório espaço aberto

Quais são os aspectos negativos de trabalhar nesses escritórios para gerentes e funcionários?

1. Em espaços abertos, é barulhento , e este é o principal sinal de menos trabalho em espaço aberto. Às vezes, esse escritório parece uma enorme colméia, que não para por um segundo. Por outro lado, contar com o silêncio em um local onde várias dezenas ou centenas de pessoas se reúne ao mesmo tempo é ilógico. De acordo com um estudo realizado por cientistas holandeses, 32% dos funcionários do escritório ficam aborrecidos com as conversas barulhentas dos colegas e 30% com os constantes telefonemas.

2. Conflitos . E, provavelmente, não haverá diferenças funcionais, mas a luta entre um grupo de amantes do ar fresco e oponentes de saques. As escaramuças domésticas podem estar relacionadas a qualquer coisa: como as persianas são abaixadas, para onde vão as alças perdidas e quantos graus a fonte eterna de brigas deve mostrar – ar condicionado. Sim, essa é uma história sem fim em um escritório enorme. 

3. Falta de espaço pessoal. Introvertidos em escritórios de espaço aberto serão claramente psicologicamente desconfortáveis. Mas mesmo que o funcionário seja extrovertido, 5 dias por semana para compartilhar o local de trabalho com um grande número de pessoas que ouvem suas conversas pessoais e já sabem que você é alérgico a frutos do mar, porque você pede comida constantemente no escritório – não é muito confortável. 

4. Os funcionários geralmente estão doentes. Em espaços abertos, isso acontece com muita frequência: depois que um funcionário contrai uma infecção viral, ele é infectado e parte para o hospital metade do consultório. Na Dinamarca, até conduziu um estudo segundo o qual os escritórios open space, onde mais de 6 pessoas trabalhavam, tiravam licença médica 62% mais frequentemente.

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Como otimizar o trabalho em espaço aberto?

Como podemos ver, as vantagens de trabalhar nesses escritórios são quase niveladas por uma lista de desvantagens significativas. Muitas vezes, as empresas decidem instalar partições especiais, mas isso não resolve o problema e aumenta ainda mais o nível de estresse . Vejamos como organizar o espaço aberto para que os funcionários se sintam mais confortáveis ​​e trabalhem com mais eficiência.

Ambiente de trabalho com tela
Ambiente de trabalho com tela

1. Defina as regras 

Padrões de conduta em uma equipe pequena podem ser falados oralmente, levando em consideração todos os desejos dos funcionários. Se estivermos falando de uma grande equipe da corporação, será um tipo de instrução sobre as regras de conduta em espaço aberto. Realize uma pesquisa anônima usando o Formulários Google ou vote em seu sistema de GRH e determine o que irrita a maior parte dos funcionários da sua empresa e inicie alterações. 

2. Organize o espaço

Depois de descobrir as necessidades básicas dos funcionários, você deve equipar o escritório para um trabalho confortável. Por exemplo, se a maioria estiver preocupada com o nível de ruído, divida o espaço para que os funcionários “ao telefone” se afastem daqueles que estão envolvidos no trabalho que exigem maior concentração de atenção. 

Uma boa solução seria equipar salas especiais de silêncio para as quais você pode ir a qualquer momento, se concentrar em uma tarefa importante, discutir questões da equipe ou conversar com um cliente. Também é importante capacitar os trabalhadores para aliviar o estresse e reduzir o estresse. Isso pode ser feito deixando um pouco de espaço para a área de entretenimento. Várias partes de pingue-pongue ou matraquilhos em uma sala separada farão essa tarefa perfeitamente. 

Resumimos: crie condições para que os funcionários jantem na cozinha (ou em um local específico), relaxem nas salas de jogos, possam se aposentar em uma sala separada para negociações e realizar suas principais tarefas no local de trabalho em espaço aberto.

3. Reserve um tempo para as reuniões

Geralmente, para um líder de equipe ou gerente de projeto, os funcionários têm muitas perguntas e podem discuti-las simplesmente no local de trabalho, distraindo ele e os outros. Esta situação será resolvida por mais reuniões. Horas especialmente alocadas para a solução de tarefas estratégicas ajudarão a reduzir o nível de ruído na equipe e tornar o trabalho de cada funcionário mais produtivo.

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4. Espaço pessoal e de trabalho separado

Muitos funcionários gostam de discutir planos para uma noite ou um novo filme no cinema, apenas no local de trabalho. Bem, se isso não interferir no fluxo de trabalho e outras pessoas que não participam da conversa. Essa comunicação permite que você faça uma pausa nos assuntos de rotina. Isso se torna um problema quando toda a grande equipe no trabalho é forçada a ouvir a conversa telefônica de alguém sobre ir ao esteticista ou descontos no supermercado. Talvez essa informação seja útil para alguém, mas a maioria é irritante. Portanto, é importante discutir esse ponto com os funcionários e convidá-los a falar ao telefone no corredor ou na sala de relaxamento. 

5. Reduza o ruído

Identifique todos os objetos que produzem ruído, como uma máquina de café ou impressora, e concentre-os em salas separadas ou no corredor, se possível. Isso reduzirá significativamente o nível de ruído. Além disso, verifique se cada funcionário tem fones de ouvido nas mesas que permitem alternar para sua música favorita e se concentrar nas tarefas. 

Como criar um espaço acolhedor em espaço aberto?

Um exemplo da combinação bem-sucedida de espaço aberto e outras zonas é a Mars, uma das maiores fabricantes mundiais de alimentos para animais de estimação. O escritório da empresa possui muitos locais de trabalho, escritórios e espaços abertos separados. A cultura da empresa, que aceita animais de estimação, se reflete no layout dos escritórios, onde você pode até encontrar salas para gatos e cães de funcionários. 

A propósito, o escritório é uma grande oportunidade para introduzir a cultura corporativa da empresa. Também é importante para o gerente de RH entender que conforto no local de trabalho = menor rotatividade de pessoal. A organização adequada do espaço aberto ajudará não apenas a economizar o orçamento para a gerência, mas também a estabelecer comunicação dentro da equipe e aumentar a lealdade dos funcionários à empresa.

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