Como fazer tudo durante o horário de trabalho

Mulher no notebook e no celular

O êxito de todas as tarefas durante o horário de trabalho em uma era de workaholism universal parece utópico. Há muitas coisas a fazer, não temos tempo, adiamos nossos planos pessoais “para depois” e, mais frequentemente, sentamos no trabalho até meia-noite. Se mesmo com um cronograma extremo de tarefas, ele não diminui, é hora de fazer uma pausa e criar processos. 

A gerente de projetos da Accenture Technology , Polina Alekseeva, fala sobre técnicas úteis e extremamente específicas que a ajudam a usar racionalmente seu tempo de trabalho para fazer tudo (incluindo exercícios físicos).

Parar de microgerenciar

Sempre há muito trabalho, e fazer tudo sozinho é impossível. Portanto, é importante usar efetivamente o recurso pessoal, da sua equipe e artistas externos. No entanto, há sempre um desejo de concluir, refazer e consertar tudo por conta própria. É exatamente isso que deve ser evitado.

O problema é que gerenciar a si mesmo é mais fácil do que ensinar. Mas este é um caminho para lugar nenhum: você não apenas se submete a constantes revisões, mas também presta um “desserviço” aos seus funcionários. Reserve um tempo e explique aos colegas como concluir a tarefa e (mais importante) por quê.

Delegar para as pessoas certas

Se você é um líder, sua chave para o sucesso é poder ver os pontos fortes e fracos de seus funcionários e distribuir tarefas com base nisso. Alguém faz bem as apresentações, alguém – acredita no Excel, alguém – fala ou realiza reuniões com a empresa. Prestando atenção a esses recursos e levando-os em consideração durante a delegação, você pode aumentar significativamente a eficiência do trabalho. 

Por exemplo, há um ano e meio, contratei uma estagiária, inicialmente para as tarefas de um projeto específico. Mas ela se mostrou tão bem que dei a ela parte de minhas tarefas administrativas: preparação de apresentações, cálculos.

Ao trabalhar dessa maneira, economizamos significativamente tempo – estou envolvido na preparação de conteúdo que ela ainda não pode fornecer devido à falta de experiência e, graças às suas habilidades analíticas, ela apresenta e compacta essas informações. 

Classificar tarefas

Na empresa, identificamos vários métodos que ajudam a aumentar a eficiência das tarefas. Antes de tudo, vale lembrar o princípio de Pareto – 20% do esforço fornece 80% do resultado, e os 80% restantes são apenas 20% do resultado.

Orientado por esse método, é conveniente proceder da seguinte forma: no início da semana, para entender quais tarefas devem ser realizadas para avançar na implementação de assuntos importantes e globais. E só então estabeleceu claramente uma meta para a semana, varrendo reuniões desnecessárias ou assuntos não tão urgentes. 

Melhor no tempo que rápido

Outro bom método é lembrar que geralmente é melhor executar a tarefa não perfeitamente, mas pontualmente .

No entanto, é necessário classificar: se é uma apresentação importante para um fórum internacional – tudo deve ser verificado. Mas se esse é apenas um status que não vai mais longe, não há muita diferença para gastar tempo com uma bela visualização ou simplesmente colá-lo em uma tabela. Portanto, fique à vontade para escolher um método menos intensivo em recursos.

Não trabalhe duro, trabalhe de maneira inteligente

Todo mundo provavelmente conhece a frase “não trabalhe 24/7, trabalhe com a cabeça”. Quando, por uma questão de tarefas perfeitamente concluídas, a área de trabalho se torna um local para dormir, vale a pena parar, dormir o suficiente e se perguntar o que é isso tudo?

Se você se sentar todos os dias até as oito às dez da noite, provavelmente isso indica desorganização.

Afinal, muitas vezes você não tem o objetivo de “se matar” no trabalho, mas existe um objetivo de realizar a tarefa com eficiência e pontualidade. 

Multitarefa não existe (bem, quase)

Todos sabemos que nosso cérebro não é um computador e não sabe fazer várias coisas ao mesmo tempo com igual eficiência. Portanto, é melhor executar uma tarefa e se concentrar nela, sem se distrair com nada. Desative as notificações nos mensageiros instantâneos: dessa forma, você deixará de perder tempo alternando entre tarefas e tornará tudo mais rápido.

Jovens discutindo o que fazer
Jovens discutindo o que fazer

Mas, às vezes, a combinação de casos pode jogar em nossas mãos: quando uma das tarefas é inevitável, mas pode ser executada em “segundo plano”.

Na minha prática, há reuniões nas quais é necessário participar, mas não é necessário estar 100% incluído no diálogo. Durante essas reuniões, você pode executar tarefas curtas e simples, por exemplo, visualizar cartas não urgentes ou formular tarefas para a equipe, sendo distraído por perguntas específicas.

Aproveite a tecnologia

Encontre aplicativos que facilitam sua vida pessoal. Por exemplo, o OneNote me ajuda, sincronizado com o telefone e com os gadgets de meus funcionários que trabalham no projeto. Isso simplifica bastante o trabalho e elimina a necessidade de descobrir constantemente o status das tarefas. 

Não tenha preguiça de resolver problemas com a funcionalidade: isso é feito uma vez e a vida facilita para sempre.

Por exemplo, o WhatsApp não é a pesquisa de correspondência mais conveniente – era terrivelmente irritante e demorada. Descobriu-se que esse problema pode ser resolvido de duas maneiras: 

  • salve tudo de importante nas suas postagens favoritas,
  • exportar bate-papo para leitura de qualquer plataforma. 

Ambas as técnicas me economizam tempo todos os dias.

Planeje seu tempo pessoal 

Obviamente, às vezes na vida há momentos em que as tarefas de trabalho “fluem” para horas fora do trabalho. Por exemplo, se este é o lançamento de um novo produto ou sistema, para o qual eles estão se preparando há um ano inteiro. Mas, muitas vezes, não sentimos o momento em que cruzamos a linha e começamos a queimar, dando prioridade apenas ao trabalho.

Essa condição se tornou uma parte cotidiana de nossas vidas: de acordo com as estatísticas da Gallup, 44% dos funcionários periodicamente encontram esse problema e 23% sempre ou com muita frequência se sentem esgotados. Acontece que cerca de dois terços dos trabalhadores em tempo integral se esgotam no trabalho. O que fazer nessa situação e como entender que vale a pena dedicar mais tempo ao relaxamento?

O planejamento de tempo pessoal ajudará. Nosso calendário deve ser uma lista completa de todos os casos.

Você não pode planejar apenas eventos de trabalho e deixar atividades físicas ou reuniões com amigos para “se houver tempo” – assuntos pessoais não devem ser menos obrigatórios que os trabalhadores.

Aqui está uma das minhas regras que ajuda a controlar o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal – quando você sai do escritório, tudo permanece até amanhã de manhã – você não deve voltar para eles em casa. 

Terceirize sua rotina de trabalhos de casa

Se cozinhar é divertido, cozinhe você mesmo. Mas o fato de não trazer alegria pode ser delegado com segurança.

Por exemplo, por que gastar tempo na fila da loja se é mais conveniente pedir roupas, comida etc. (e economizar uma tonelada de tempo) em casa. Da mesma forma com a limpeza da casa. 

Em situações de emergência, inclua reservas adicionais

Se o trabalho “cobre a sua cabeça”, você pode pensar em outras maneiras de economizar tempo, por exemplo, a caminho. Durante a entrega do projeto, você pode ir trabalhar de táxi, e não de metrô ou de transporte pessoal – isso pode proporcionar uma hora e meia de tempo adicional em um carro confortável e silencioso: agendar entrevistas para esse horário e fazer chamadas não muito importantes.  

Mas o principal conselho é amar o seu trabalho. Afinal, aqui passamos uma parte significativa do tempo, obtemos emoções e a implementação necessária para a pessoa no escritório. É muito difícil obter produtividade se nada é agradável na profissão. 

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