Como delegar tarefas no mercado de T.I.

Mesa de trabalho com SCRUM

A principal tarefa da cabeça – para se certificar de que o negócio não vem para baixo, “órbita”, quando ele decidiu tirar um dia de folga, entrou em licença de maternidade ou doente. Hoje, trabalhar em digital em um nível um pouco mais alto que um artista comum, e não falar em delegação, já é um tom ruim. Daniel Smirnov, diretor do serviço de assistentes pessoais Want, explica como delegar autoridade, e onde ele deve ser abandonado.

Uma coisa é falar e outra é aprender a transferir a autoridade adequadamente. Apenas um em cada dez gerentes faz isso, de acordo com John Hunt, professor da London Business School.

Mas antes de falar sobre as lições que aprendi, tenho três pontos importantes.

  1. Primeiro de tudo, a palavra  “delegação” surgiu . Todos no mundo falam sobre isso, poucos na Rússia realmente tentaram, e muitos deles não tiveram sucesso. A mentalidade parcialmente negativa é desempenhada pela mentalidade dos jovens negócios russos. Dado que na maioria de nossas empresas, os proprietários estão intimamente envolvidos em atividades operacionais, é difícil desistir de alguns dos problemas – parece que o que eles ganharam com tanta dificuldade entrará no abismo.
  2. Em segundo lugar, é quase impossível tentar copiar completamente a experiência de outra pessoa, embora com bastante sucesso : as particularidades do negócio, do mercado e do próprio proprietário exigirão a individualização do “ancinho de outra pessoa”. A transição do gerenciamento estritamente centralizado é sempre um estresse para o líder e a equipe, e não há sedativo universal.
  3. E finalmente, uma delegação de sucesso é como um smoking : está chegando ou não, e nem sempre é apropriado.

Abaixo, falarei sobre os cinco segredos da delegação bem-sucedida.

Número secreto 1. Mantenha-se

Absolutamente todos os projetos em nossa empresa são implementados pelo método scrum. Ao planejar o sprint, distribuo o conjunto de tarefas de acordo com o princípio das competências dos funcionários, que nem sempre coincide com suas responsabilidades diretas na empresa. Ao desenvolver uma solução de produto para as necessidades das equipes da indústria (por exemplo, FMCG), o proprietário do produto será uma pessoa com experiência em FMCG.

Obviamente, o chefe da empresa priva o negócio da oportunidade de crescer e escalar, amarrando todos os processos a si próprio .

Se um gerente de topo tenta delegar as principais responsabilidades pelas quais recebe dinheiro, na verdade ele simplesmente assume a responsabilidade.

Não é possível delegar competências que o CEO possui. A decisão de entrar no novo mercado ainda é tomada pelo chefe da empresa, mas outra pessoa pode muito bem ser responsável pela programação de férias ou pela escolha de presentes para os parceiros. É importante enfatizar que tudo precisa ser delegado – da ideia à implementação.

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Jovem no primeiro emprego
Jovem no primeiro emprego

Há uma regra de ouro citada no livro de Brian Tracy “Delegação e gerenciamento”: se outra pessoa puder concluir a tarefa 70% com o mesmo sucesso que você, passe-a para esse subordinado.

E mesmo que o subordinado entenda essa questão ainda melhor, a relutância em delegar se torna uma negação da especialização do trabalho e do progresso social.

Número secreto 2. Deus está nos detalhes

“Vá lá, não sei onde e trago isso, não sei o quê” – isso é possível para um personagem de conto de fadas, mas essa tarefa levará uma pessoa comum a entrar em pânico ou estupor e, em qualquer caso, a um desperdício ineficiente de tempo e orçamento. Para obter o resultado desejado com as mãos erradas, você precisa de um TK detalhado. Caso contrário, o líder corre o risco de obter o fruto das fantasias do artista.

No caso de tarefas criativas, o TK nem sempre salva, portanto, além das tarefas registradas no papel, o líder precisa expressar suas expectativas.

Mas o oposto também acontece: a idéia que você pratica há tanto tempo, implementada por outras pessoas, pode assumir novos significados.

Onde eu normalmente começo o TK? Da minha visão do resultado final. Se ele é voltado para a tabela analítica, então esta é minha visão de um conjunto de colunas com uma nomenclatura específica. Se esse é o TK para visualizar a ideia, então este é o meu esboço desajeitado. Mas definitivamente haverá notas com os elementos necessários que eu quero ver na final.

Além disso, para que a tarefa técnica não se transforme na realização de minhas ambições pessoais, dou várias referências ao que devemos buscar na sua implementação.

Ou seja, aquelas implementações bem-sucedidas da ideia que espiei nos outros. Austin Cleon, com o livro Steal Like an Artist, descreve esse mecanismo.

E então no TK há sempre um ponto sobre a obra de arte. Isso significa que, se o artista tiver uma idéia de como fazer melhor do que eu quero, analisarei com prazer. Mas desde que os pontos obrigatórios especificados nos termos de referência sejam cumpridos.

Número secreto 3. Tudo vai conforme o planejado

O significado da delegação é economizar tempo. O processo é inútil se você gastar muito tempo preparando e gerenciando o processo ou introduzindo inúmeras perguntas sobre o projeto.

No final, se o diretor da empresa estudasse por muitos anos e conseguisse escrever slogans publicitários , ele lidaria com isso mais rapidamente e com prazer – seria comercialmente mais lucrativo deixá-lo para ele.

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Moça escrevendo um texto
Moça escrevendo um texto

Os fatores que facilitam a delegação para ambas as partes são prazo e feedback. Os termos de referência para o trabalho e vários pontos de verificação intermediários devem ser estritamente indicados na declaração de trabalho, cujo número pode ser reduzido ao longo do tempo e até anulado.

A frase principal no momento: “Se você tiver alguma dúvida, entre em contato comigo”, “Se você tiver algum problema, estou à sua disposição” – isso salvará os subordinados do medo vago da incompetência, fazendo perguntas esclarecedoras.

Lembre-se dos preceitos do guru do marketing Ken Blanchard: “Feedback é o café da manhã dos campeões!” – motivar o artista. Nos primeiros estágios, é importante entrar em contato com a pessoa a quem sua autoridade é delegada com mais frequência.

A atenção que o chefe dará à tarefa delegada aumenta sua importância aos olhos do artista e de sua própria presunção. E critérios de avaliação claros permitem que as pessoas se sintam mais confiantes.

Meu conselho é não ter medo de fazer negócios no Telegram . Por mais de dois anos, nossa empresa foi criada / aprimorada / gerenciada em bate-papos no Telegram. Todo mundo que vem ao nosso local de trabalho ouve a mesma coisa: você absolutamente não precisa estar constantemente no escritório, exceto nos dias em que o próximo sprint está sendo discutido, mas queremos que você esteja 100% presente em bate-papos temáticos a maior parte do dia. A palavra chave é mais.

Por que isso é necessário:

  • por um lado, o bate-papo não compensa a declaração incorreta de tarefas pela comunicação não verbal (expressões faciais, entonação, timbre de voz etc.) + o formato do bate-papo faz com que você seja o mais conciso possível. Qual é o resultado: ou a tarefa é colocada da maneira mais ampla possível e o resultado atende às expectativas, ou você perde tempo com explicações adicionais;
  • por outro lado, o formato de bate-papo permite superar as barreiras individuais de comunicação entre estranhos (na verdade, você se comunica com uma interface aberta). Qual é o resultado: você tem a oportunidade, em tempo real, de fazer perguntas que impedem o progresso na implementação da tarefa, além de obter rapidamente status na tarefa.

Número secreto 4. Separar e delegar

Ao planejar quais funcionários o que delegar, vale lembrar que qualquer tarefa pode ser decomposta em tarefas menores. Por exemplo, um diretor comercial tem uma tarefa – aumentar a receita em tantos por cento. Ele, por sua vez, depois de ponderar as possibilidades, delega ao chefe da rede de agências a tarefa de expandir a rede. Ele seleciona a região para abrir um escritório – e além da cadeia.

Cada pessoa responsável pode dar uma resposta para sua trama ao CEO, mas ele não é obrigado a fazer isso.

Para a decomposição de tarefas, agora existem muitos serviços automatizados, como o Trello, mas até um caderno e uma caneta servem. A melhor maneira de decompor é visualizar a decomposição. Não confie na sua memória.

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Pegue as pranchas kanban. Você tem três seções:

  • o que precisa ser feito
  • no processo
  • feito.

Coloque todos os seus pensamentos lá. Somente dessa maneira você será capaz de entender se a tarefa está suficientemente decomposta. Mas não chegue ao ponto do absurdo. Se você entende que gasta muito tempo na decomposição, significa que a tarefa original não era tão grande que a separava. Por exemplo, você não precisa decompor a tarefa: envie uma carta com uma cotação para um parceiro.

Moças conversando sobre emprego
Moças conversando sobre emprego

Ao dividir uma tarefa grande em tarefas pequenas, o líder identifica entre elas tarefas criativas e rotineiras. E no estado, como regra, existem pessoas que lidam com um tipo de tarefa melhor que outro. Depois de pegar o fiel executor, escrever o TK e estabelecer o prazo, podemos esperar que tudo corra bem.

Número secreto 5. Conte o efeito em rublos

Eu ofereço aritmética divertida. Pegue sua renda mensal média (salário + renda adicional de atividades profissionais + outras). 

Em seguida, calcule o número total de horas de trabalho por mês (não quando você folheia um amigo no banco de dados, mas quando realmente ganha dinheiro). Divida o primeiro no segundo – e obtenha em dinheiro sua taxa efetiva por hora de trabalho.

Agora você pode comparar tudo em dinheiro: pegue o telefone para consertar você mesmo ou ligue para o mestre – assim, essa é uma hora e meia do meu horário de trabalho e X rublos. Em dinheiro, torna-se mais lucrativo chamar o mestre para si mesmo. Classe, chamando.

Mais – mais: e se eu mesmo não chamar o mestre para mim, mas vou confiar isso ao assistente. Bem e assim por diante.

A necessidade de delegação é bem explicada em rublos. Os analistas da HBR analisaram as atividades dos escritórios de advocacia e concluíram que os parceiros que delegavam autoridade aos assistentes ganhavam em média 20% a mais, enquanto os advogados mais qualificados aumentavam seus ganhos em até 50%.

Sabe-se que 85% dos recursos da empresa vão para o fundo salarial, enquanto geralmente os funcionários dedicam apenas 50-60% de suas capacidades. A delegação é semelhante ao aumento – motiva as pessoas, aumenta sua competência e, como resultado, retorna à empresa.

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