Como criar um programa de adaptação para sua equipe

Quebra cabeça

Neste artigo, falaremos sobre o que é a adaptação, como criar uma estratégia eficaz para adaptar o pessoal e descreveremos em detalhes um plano para esse processo.

As empresas gastam muito tempo e dinheiro na contratação dos melhores talentos. Portanto, é muito importante garantir que novos funcionários permaneçam na sua empresa e trabalhem para você por muito tempo e produtivamente. O primeiro passo para alcançar esse objetivo é um processo de adaptação eficaz que ajudará os funcionários a se sentirem confortáveis ​​no novo local de trabalho e a se envolverem rapidamente no trabalho.

O que é a adaptação da equipe

Adaptação, ou integração , da equipe é o processo pelo qual as empresas passam para receber e integrar novos funcionários na empresa. Essa definição em si implica que o processo de adaptação em um novo local vai muito além do primeiro dia de trabalho: continua até que os funcionários se adaptem totalmente ao seu papel e equipe.

E esta é a principal diferença entre adaptação e orientação. Adaptação de um funcionário em uma empresa refere-se a qualquer ação que ajude a entender como tudo funciona no novo ambiente de trabalho, familiarizar-se com a cultura da empresa e sentir-se necessário e valioso na nova equipe.

A orientação é apenas o primeiro passo na adaptação. Os novos funcionários aprendem o básico do novo ambiente: por exemplo, eles podem se familiarizar com o prédio de escritórios e as políticas da empresa, entender suas novas responsabilidades no trabalho e conhecer seus colegas.

Por que as empresas precisam de adaptação

Lembre-se do seu primeiro dia em qualquer emprego. Muito provavelmente, você estava animado e nervoso. Se você não receber atenção e instruções suficientes nos primeiros dias, isso pode afetar negativamente não apenas o humor, mas também a motivação.

A falta de adaptação adequada é uma das razões pelas quais muitos novos funcionários deixam o emprego nos primeiros três meses. É uma perda enorme para uma empresa que precisa repetir o processo de contratação caro para encontrar um substituto. E isso não conta os recursos gastos em treinamento e o salário de um novo funcionário durante o trabalho na empresa.

A adaptação adequada de novos funcionários pode afetar significativamente a retenção de funcionários em sua empresa. Outra vantagem de uma boa política de integração é que os novos funcionários atingem a produtividade total mais rapidamente. Se eles não receberem assistência adequada do departamento de recursos humanos ou de seu gerente, eles simplesmente tentarão lidar com tudo por conta própria e sua empresa perderá uma receita potencial. Se os novos funcionários passarem por um processo bem organizado de adaptação, eles rapidamente se familiarizarão com a nova posição e se tornarão mais valiosos para sua equipe e empresa.

A adaptação é importante não apenas para funcionários em período integral, mas também para funcionários remotos. Os funcionários remotos são muito mais difíceis de lidar com todas as ferramentas e regras da empresa, eles são divorciados da equipe e precisam de um processo bem planejado e bem planejado de integração.

7 etapas para criar um programa de adaptação de classe mundial

Criar um programa de adaptação eficaz não é tão fácil quanto parece à primeira vista. É necessário abordar esta questão estrategicamente e levar em consideração todos os fatores.

Mergulhe na cultura da empresa

Muitos recém-chegados talentosos tentam assimilar-se a novas culturas e acham difícil se sentir parte de uma equipe. E, às vezes, novos funcionários que assumem funções gerenciais e de liderança trazem consigo seus antigos hábitos corporativos, o que, obviamente, não afeta a atmosfera da empresa e sua cultura corporativa da melhor maneira.

Aproveite o tempo para imergir novos funcionários em seus objetivos e cultura. Seja honesto com eles, porque não há nada pior do que não atender às expectativas dos novos funcionários.

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Leve o público em consideração

As organizações geralmente criam seus programas, concentrando-se apenas no conteúdo e não gastam tempo suficiente transmitindo essas informações com êxito. 

Hoje, as empresas têm todas as condições para desenvolver programas que correspondam aos interesses, hábitos técnicos e comportamento dos funcionários no local de trabalho. Crie práticas adaptativas que sejam confortáveis ​​e eficazes para cada funcionário.

Pessoas conversando na empresa
Pessoas conversando na empresa

Desacelere

As empresas têm um péssimo hábito de acelerar a adaptação das pessoas e fornecer grandes quantidades de informações no primeiro dia. Não se apresse ou force a nova equipe a aprender todas as sutilezas em alguns dias. Lembre-se de que a adaptação da equipe não é uma corrida.

Além disso, se sabemos que os primeiros seis meses de trabalho são os mais significativos, por que devemos nos concentrar em integrar apenas nos primeiros 30 a 60 dias? A adaptação é muito mais longa e maior do que muitas pessoas pensam.

Diga como funciona

Muitos novos funcionários ingressam na equipe e recebem apenas informações relacionadas ao seu departamento específico. Os funcionários ficam com pouca ou nenhuma idéia do que está acontecendo com o resto dos negócios. Está se tornando cada vez mais importante que os funcionários colaborem e se comuniquem entre os departamentos para ajudar as organizações a inovar e se adaptar mais rapidamente.

Portanto, antes de imergir completamente um novo funcionário nas nuances do trabalho de seu departamento, conte-nos como a empresa como um todo funciona.

Motivar um objetivo

Se você contratar alguém, isso significa que eles são uma parte importante do seu plano estratégico. Independentemente de o novo funcionário fazer parte da equipe de limpeza ou do gerente sênior, todos desempenham um papel importante em dar vida à sua estratégia. 

No entanto, essas informações geralmente são imprecisas ou completamente ausentes. Como as pessoas vão para o objetivo da empresa, se elas nem sabem que tipo de estratégia é ou como estão conectadas a ela. As empresas que implementaram adaptações de classe mundial sabem que o entendimento das metas e estratégias dos funcionários afeta em grande parte seu engajamento e eficácia.

Priorização para gerentes

As pessoas não deixam empresas, deixam gerentes. Essa é a principal razão pela qual os funcionários se mudam para outras organizações. Portanto, parece loucura que os gerentes líderes sejam o grupo de funcionários mais subestimado em questões de integração.

A maioria dos gerentes diz que não tem tempo para adaptar novos funcionários, porque eles estão muito focados nas tarefas. Mas, nesse caso, talvez os tenhamos focado no errado? A principal tarefa de seus gerentes é desenvolver e criar equipes altamente eficazes. Você precisa treinar gerentes para usar as habilidades e ferramentas certas para serem os melhores líderes de equipe.

Mostrar oportunidades de desenvolvimento

Mais e mais funcionários estão saindo da empresa porque não vêem as oportunidades de desenvolvimento disponíveis. A maioria dos graduados procura oportunidades de carreira, mas, em vez de um caminho claro de desenvolvimento, vê uma jornada mais como um quebra-vento.

Cada vez mais, os empregadores reclamam que a geração do milênio quer um impulso antes de se mostrar. Talvez se formos mais francos sobre como é a carreira deles e quanto tempo levará – haverá menos perguntas desse tipo. Cada funcionário deve entender quais caminhos ele tem para o crescimento e o desenvolvimento.

3 estratégias para adaptação da equipe

Estratégia 1: Expandir o aprendizado

Programas de adaptação tradicionais são geralmente transitórios. Familiarização dos funcionários com tecnologias, treinamento em suas políticas e procedimentos básicos, além de fornecer uma visão geral funcional do trabalho – todas essas são atividades comuns de adaptação.

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No entanto, existe uma grande diferença entre essa fase inicial e o treinamento corporativo real, que é mais permanente, mais longo e que deve fazer parte dos programas de integração. Adicionar consistência e duração ao conceito de adaptação da equipe é fundamental para a implementação estratégica. Este tipo de treinamento não ocorre em um dia, uma semana ou até um mês. Isso é algo que dura muito tempo e gradualmente.

A extensão da adaptação para o primeiro ano ou mais pode aumentar a retenção de novos funcionários. Estudos mostram que são necessários pelo menos seis meses para uma aprendizagem eficaz. 

Benefícios da expansão do programa de adaptação da equipe:

  1. Aprender em pequenos pedaços, conhecido como “efeito de espaçamento”, permite entender e absorver melhor as informações.
  2. Uma adaptação mais longa ajuda o funcionário a entender melhor seu trabalho, entender como isso afeta a empresa e obter produtividade mais rapidamente.
  3. A adaptação da qualidade apóia o engajamento e o comprometimento dos funcionários, que é um fator essencial para melhorar a retenção de novos funcionários.

Estratégia 2: Tutoria

Há um grande valor na abordagem “não me fale”. Adicionar uma abordagem individual ao seu programa de adaptação de equipe ampliado melhora significativamente a percepção do treinamento, pois é assim que nós, como pessoas, naturalmente queremos aprender. 

A vantagem de uma estratégia de tutoria:

  1. As pessoas aprendem melhor quando o processo é mostrado pessoalmente no ambiente de trabalho.
  2. A comunicação face a face requer escuta e feedback cuidadosos, o que leva a um aprendizado mais produtivo.
  3. A capacidade de entender habilidades de trabalho “suaves” . Todos sabemos que existem tantas habilidades necessárias fora do trabalho que é importante aprender para ter sucesso.
  4. Um mentor que treina um novo funcionário também se beneficia disso, pois ele tem uma excelente oportunidade de repetir e consolidar seu conhecimento.

Estratégia 3: Avaliação da adaptação do pessoal

Provavelmente, você sabe que seu programa de integração traz resultados até certo ponto. Mas você provavelmente não possui dados exatos. Felizmente, tudo é muito fácil de calcular se você se concentrar em rastrear esses indicadores em dois níveis: o nível do próprio programa de adaptação e o nível do funcionário.

Para medir com precisão o impacto, é importante medir o desempenho no início do programa. No nível do programa, crie métricas em torno de objetivos de negócios específicos. Alguns destes podem incluir:

  • Taxas de conclusão do programa
  • Participação no programa e indicadores de progresso
  • Indicadores de desempenho do grupo

No nível do funcionário, é importante avaliar os seguintes pontos:

  • Que efeito seu programa de adaptação tem sobre eles?
  • A produtividade deles está aumentando
  • Havia o suficiente
  • Ele gostou do processo?

Além disso, vale a pena realizar pesquisas para identificar possíveis problemas que podem ser corrigidos e melhor adaptação.

Ambiente de trabalho com tela
Ambiente de trabalho com tela

Lista de verificação: Processo de adaptação

Construir um forte processo de adaptação é a melhor maneira de receber e reter novos funcionários. A integração não começa e não termina no dia da contratação: começa no início do processo de contratação e termina quando seu novo funcionário domina totalmente sua posição.

Aqui está uma análise detalhada e algumas listas de verificação que especialistas em RH e gerentes de contratação podem usar para desenvolver um bom programa de adaptação.

1-2 semanas antes do primeiro dia do novo funcionário

  • Prepare novos documentos. Considere incluir as seguintes políticas e formulários para os novos funcionários preencherem e assinarem:
    • Contrato de trabalho
    • Acordo de não divulgação
    • Referência para funcionários
  • Configure novas contas de funcionários, incluindo:
    • E-mail da empresa
    • HRIS
    • Definição de metas da empresa e software de rastreamento de desempenho
    • Outro software usado pelos funcionários da empresa
  • Prepare o equipamento necessário:
    • Computador portátil ou pc
    • Telefone se necessário
    • Auscultadores
  • Confirme o novo número de telefone do seu funcionário.
  • Solicite um crachá e um ID, se usado na sua empresa.
  • Agende reuniões introdutórias com os principais funcionários durante as primeiras semanas de um novo funcionário.
  • Incentive os membros da equipe (especialmente aqueles que entrarão em contato com o novo funcionário nos primeiros dias) a contatar seu novo colega para parabenizá-lo e cumprimentá-lo.
  • Se necessário, providencie estacionamento.
  • Programe sua primeira tarefa para o seu novo funcionário.
  • Organize treinamentos internos (ou externos) adequados, necessários para o trabalho.
  • Envie um email de boas-vindas com instruções detalhadas. Inclua mapas, detalhes da reunião etc. Verifique se o novo funcionário sabe quando e onde vir no primeiro dia.
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Por dia

  • Limpe a mesa do seu novo funcionário e colete o kit de boas-vindas. O que você pode incluir lá:
    • Carta de boas-vindas
    • Novos documentos de emprego e pessoal
    • Instruções de configuração do software
    • T-shirt da marca
    • Caneca da empresa
    • Canetas
    • Autocolantes
    • Cópia do seu cartão de escritório
    • Cópia do organograma da sua empresa
    • Cópia da programação da primeira semana
  • Verifique se a nova conta de e-mail da empresa está configurada e envie convites para reuniões regulares da equipe.
  • Envie uma mensagem para o departamento em que o funcionário trabalhará para lembrar a todos da data de início.
  • Adicione o email do seu novo funcionário às listas de discussão apropriadas e adicione o número de telefone dele às listas de telefones apropriadas.
  • Adicione informações sobre o novo funcionário ao sistema HRIS, se você ainda não o fez.

O primeiro dia 

  • Realize uma visita detalhada ao escritório e informe o funcionário sobre sua programação nos primeiros dias.
  • Organize uma reunião de boas-vindas com o gerente que apresentará a equipe.
  • Agende um horário para a papelada.
  • Dê ao seu novo funcionário algum tempo para configurar seus novos equipamentos, definir senhas e fazer login nas contas deles.
  • Realize uma reunião oficial para discutir informações detalhadas sobre folha de pagamento, feriados e política, estrutura, cultura da empresa e contar sobre a missão e os valores da empresa. 

Durante a primeira semana

  • Agende reuniões regulares 1: 1.
  • Defina metas claras e metas de desempenho pelo menos nos primeiros 3 meses.
  • Agende tarefas de trabalho significativas.
  • Forneça feedback rápido sobre as tarefas iniciais de trabalho e diga-nos os resultados esperados.

Nos primeiros 3 meses

  • Continue realizando reuniões regulares no formato 1: 1.
  • Passe um período informal de 30 dias para resolver problemas urgentes e depois um período de 90 dias para descobrir como as coisas estão indo.
  • Peça feedback sobre seu processo de adaptação para que você possa melhorá-lo para futuros novos funcionários.

Conclusões

Os excelentes programas de adaptação da equipe abrangem mais de um dia ou até uma semana. Eles podem durar 90 dias ou até um ano. Bons programas envolvem gerentes de RH, executivos, recrutadores e novos funcionários e criam um forte senso de equipe e objetivo comum.  
Lembre-se de que a cultura da sua empresa é atualizada diariamente por líderes e funcionários. Para que o processo de adaptação se desenvolva junto com a cultura, seus líderes e especialistas em RH devem se comprometer a revisar e melhorar a experiência de adaptação ao longo do tempo.

Para automatizar processos e melhorar os programas de integração, vale a pena usar um software especial. O Sistema Hurma ajuda os gerentes, supervisores e funcionários de RH a interagirem rápida e eficientemente entre si. Por exemplo, no sistema, você pode agendar reuniões de boas-vindas e adaptação em apenas alguns cliques. 

Seu programa de adaptação pode ser uma verdadeira marca registrada que energiza os funcionários que você contrata hoje e atrai os talentos que você precisará no futuro.

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