A importância das promessas no trabalho

Jovens discutindo no emprego

Muitas pessoas gostam de fazer promessas, tentando alcançar o favor de alguém e aumentar seu próprio valor. No entanto, em toda a organização, esse comportamento pode levar a problemas sérios. Como evitá-las e por que limitar o fluxo de “promessas em andamento”, disse o especialista em desenvolvimento de produtos John Cutler.

Recentemente, criei o conceito de PIP (promessas em andamento) e continuo desenvolvendo-o. Primeiro, ela explica por que algumas organizações começaram a ter problemas. Em segundo lugar, ela me ajudou a entender por que e por que disperso promessas em meu trabalho diário (e não as cumpro de tempos em tempos).

Imagine que você tem um robô que pode fazer anotações …

Deixe o seu  robô capturar todas as promessas que as pessoas da sua empresa fazem – específicas e não expressamente expressas, emocionais, funcionais ou sociais, sonhadoras e realistas. Isso é tudo! Com uma fonte inesgotável de energia e memória, este robô faz seu trabalho todos os dias.

Qual será o tamanho da lista? Quantos pontos cairão nele todos os dias? Quantos deles serão ignorados mais tarde? De quem esperanças serão enganadas? Talvez tudo a mesma coisa. Mas provavelmente não.

Recentemente, por um dia, decidi me tornar um robô. Nas três horas que passei naquele dia em reuniões, escrevi tudo remotamente, como promessas. A lista acabou sendo muito longa, mas apenas uma pequena parte das promessas foi registrada em outro lugar. A maioria das promessas – aquelas que poderiam ser consideradas oficialmente oficialmente como tais – carecia de clareza, separação em etapas ou entendimento comum. Promessas sem uma declaração clara geralmente derramavam aqui e ali … quem sabe como os outros as interpretaram. Mesmo quando todos pareciam concordar, nem tudo estava claro.

Um CEO me disse uma vez que, em seu entendimento, as pessoas “motivadas” deveriam “assumir muito e desistir dos negócios, mas não falhar nas tarefas mais importantes”. A julgar por sua visão do trabalho (e da vida), se uma pessoa não trabalha até o limite, ela não se esforça.

Agora projete isso em toda a organização

O que aconteceu É lógico que as pessoas sofram de estresse excessivo. Mas eles também sofreram devido ao fato de que colegas e chefes quebraram suas promessas, mesmo sem intenção maliciosa. Pouco a pouco, a situação ficou fora de controle.

Cada pessoa queria servir a outra e mostrar o resultado. Os problemas começam quando fazemos os outros em um esforço para cumprir algumas promessas. Queremos o melhor, mas fisicamente não podemos fazer tudo. Na maioria das vezes isso é normal. Bem, isso ainda é tão ocupado! Mas, ao mesmo tempo, rachaduras na confiança, segurança psicológica e respeito mútuo começam a se formar.

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Profissional listando ideias
Profissional listando ideias

Talvez sejamos atraídos por algo fundamental – por exemplo, uma promessa de trazer apenas produtos de alta qualidade ao mercado, fazer o melhor para nossos clientes, contratar os melhores especialistas e respeitar nossos colegas. Mas o ritmo com que avançaremos em direção a esses objetivos será muito lento. Nosso progresso será alterado por uma iteração, uma função de moda, um novo especialista e um comentário malicioso por vez. E todo esse tempo vamos gerar novas promessas altas. Quantas reuniões terminam com algumas boas idéias e sugestões “tente implementá-las”? Quantas vezes após as reuniões um pequeno grupo de colegas decide resolver o problema fora de sua rotina de trabalho?

Sydney Dekker, em seu livro Drift Into Failure: From Hunting Broken Broken to Understanding Complex Systems, descreve como esse processo funciona:

A deriva ocorre em pequenos passos. Isso pode ser considerado um decrementalismo, no qual a constante adaptação organizacional e operacional a conflitos e incertezas leva a uma normalização lenta do que antes era considerado desviante ou viola algumas restrições. Cada etapa é apenas um pequeno desvio em relação aos padrões previamente aceitos, e o trabalho bem-sucedido da organização é considerado uma garantia de que pequenas mudanças são seguras e não prejudicam ninguém.

Eu observei esse sistema de promessas quebradas na dinâmica. Como Decker mencionou acima, muitas dessas promessas não foram expressas explicitamente.

David Allen (guru da tecnologia de Getting Things Done) chama esses fenômenos de “loops abertos”, “incompletos” ou “coisas”. Em seus ensinamentos, ele recomenda “extrair essas coisas da sua cabeça e trazê-las para o sistema”, a fim de se concentrar em alcançar objetivos. No entanto, qualquer pessoa que trabalhou em uma lista de tarefas para um produto (ou em um projeto complexo ou gerenciou uma equipe de desenvolvimento) entende a rapidez com que as coisas ficam fora de controle. Uma pessoa atinge rapidamente um ponto de aparente sobrecarga cognitiva. É impossível manter tudo isso em um só lugar e ainda fazer o seu trabalho.

Em qualquer empresa, você pode encontrar pessoas trabalhando até o limite de suas capacidades.

Pessoas analisando telas
Pessoas analisando telas

Alguém deve dar, portanto, com trabalho intensivo, nos permitimos mais. Isso, por sua vez, leva ao que Decker chama de “pequenos desvios”. Quando me comunico com pessoas que estão cansadas da situação no trabalho, elas sempre se lembram de promessas quebradas:

  • Alguém traiu sua confiança ou deixou de mostrar respeito
  • O comportamento das pessoas não corresponde aos valores geralmente aceitos.
  • Ninguém fornece recursos adicionais.
  • A outra equipe não concluiu sua parte do trabalho.
  • Numa situação difícil, os colegas não ofereceram ajuda
  • A empresa se afastou de seu compromisso com a excelência e a qualidade.
  • Aumentos parecem estar acontecendo injustamente
  • A equipe nunca chegou ao estágio de MVP, embora fosse
  • Não houve projetos complicados e interessantes.
  • A limpeza das janelas é avaliada acima do trabalho duro
  • A empresa deixou de se esforçar para inovar
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E ainda por cima: as pessoas não pensam em suas promessas quebradas.

O que é assustador aqui é que, se você deseja corrigir a situação, terá que fazer duas coisas ao mesmo tempo: 1) começar a cumprir suas promessas; 2) usar a ajuda de pessoas quando houver falta de confiança na equipe.

Chefe despreocupado
Chefe despreocupado

Muitas vezes, não há confiança exatamente quando é mais necessário. Isso é muito difícil, especialmente quando uma pessoa culpa as pessoas e as circunstâncias que existem no mesmo estado de sobrecarga. A ironia é que, na situação atual, todo o trabalho mental duro se normalizou, e os esforços necessários para mudar a situação agora são considerados muito agudos e tristes. É muito mais fácil manter o status quo.

Mas houve casos em que a empresa, no entanto, fez algum esforço? Afinal, parecia que tudo começou a mudar?

A maioria dos desenvolvedores de software sabe o que é um “surto” ou “surto final” para um objetivo especialmente importante. A equipe está lutando para concluir um projeto extremamente responsável. Depois disso, no bar (porque essas coisas costumam ser marcadas), seu gerente típico diz algo assim:

Você viu o que podemos fazer quando realmente queremos? Por que não trabalhar sempre nesse ritmo?

Um dos funcionários emaciados e agitados responderá a isso:

Claro, funcionou … porque nos concentramos em uma coisa. Você nos permitirá nos concentrar em tarefas no futuro? Ou temos que cumprir todas as promessas que fizemos?

Em seguida, o gerente do projeto insere a palavra com seu vinho branco:

Se apenas o nosso sistema de acompanhamento e avaliação de comprometimento funcionasse melhor, nós o teríamos feito. Só é necessário depurar melhor os processos. Depois, você pode dividir os pontos em todas as nossas tarefas e realizar verificações diárias para evitar riscos.

O que acontece depois? Algo está mudando? Não, a mudança continua. Alguns dos parâmetros estão cedendo (provavelmente, qualidade ou capacidade de reter os especialistas mais talentosos). Seguindo a qualidade, você falha nos prazos e os melhores funcionários saem. Uma atmosfera de desconfiança está crescendo, e apenas os mais estáveis ​​(capazes de sobreviver com falta de confiança) permanecerão no local.

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Moça jovem desenvolvendo
Moça jovem desenvolvendo

Escrevi muito sobre o Kanban e o valor de observar o WIP (a quantidade de trabalho em andamento). No entanto, recentemente percebi que apenas uma pequena parte das promessas que fazemos no “trabalho” se refere a “trabalho”. A complexidade de nossos produtos, organizações e relacionamentos está em constante crescimento, e isso se deve ao fato de estarmos criando uma rede de promessas e obrigações, explícitas e vagas. De fato, promessas são dependências. Podemos destruí-los sem cumprir promessas, mas isso afetará nossas vidas no futuro.

Para combater esse processo, eu gostaria de desenvolver a idéia de limitar o PIP (o número de promessas em andamento) e reduzir o ônus para algo que possa ser tratado. Otimize o rendimento da promessa.

Eu acredito que a confiança pode ser construída se você cumprir suas promessas

Estudos mostram que manter constantemente pequenas promessas é mais eficaz do que fazer grandes promessas de tempos em tempos. Não quero dizer com promessas a conclusão de projetos ou o cumprimento de tarefas da lista (que, talvez, se refira às promessas mais insignificantes). Estou falando de promessas de um significado diferente: aderir a uma cultura, não processar, manter a segurança psicológica, ajudar colegas e se envolver em um trabalho complexo, mas significativo.

Para ter sucesso e cumprir nossas promessas, precisamos ser muito escrupulosos na comunicação e compreensão. O que uma pessoa considera “uma excelente idéia que precisa ser realizada com urgência” para outra pode ser algo que “ele provavelmente algum dia gostaria de tentar”. O que uma pessoa entende como “eles me ajudarão a desenvolver minha carreira “, para outra será “discutiremos essas questões de carreira na ocasião”. Portanto, você precisa estocar disciplina.

Faça menos promessas. Contenha mais. Lembre-se do estresse mental das promessas ativas. Defina prioridades. E mantenha a promessa mais importante: confie e respeite as pessoas com quem trabalha.

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